開催予定日のどれくらい前に申請すればよいですか？

講師の先生方に現職の教授・教員・研究者・職員の方が多くいらっしゃる関係上、どうしてもスケジュールの調整が必要になります。
その為、開催予定の1年前くらいに申請いただくとスムーズに進むかと思います。